Jaarverslag stichting Accolade 2007

Datum : maart 2008

Inhoudsopgave

Voorwoord 3
1 Wat is stichting Accolade? 4
1.1 Uitgangspunten 4
1.2 Doelstellingen 4
1.3 Hoe is stichting Accolade georganiseerd? 5
2 Het Theehuis 7
2.1 Opzet Theehuis 7
2.1.1 Verbouwing en inrichting 7
2.1.2 Financiën 7
2.1.3 Personeel/vrijwilligers 7
2.2 PR 9
2.3 Bezoekers en activiteiten 9
3 Overige activiteiten 9
4 Voornemens 2008 9

Ter inzage in het theehuis:
5 Financieel jaarverslag 11
5.1 Jaarrekening 2007
5.2 Overige cijfers 2007 12

Voorwoord
Met groot genoegen presenteren wij het vijfde jaarverslag van stichting Accolade.

Dankzij alle mensen die op vrijwillige basis mee-werken aan dit project en dankzij de faciliteiten die de gemeente beschikbaar stelt, kunnen we terugkijken op een prima jaar, waarin nieuwe initiatieven in gang gezet zijn om de organisatie optimaal te maken.

Bestuur stichting Accolade

1 Wat is stichting Accolade?
1.1 Ontstaan en uitgangspunten
Stichting Accolade is opgericht op 23 september 2002. Het idee kwam van Nellian Dijkema, zij is uitvaartverzorgster en zij kwam regelmatig op de Selwerderhof. Op deze begraafplaats stond al lange tijd een klein gebouw leeg, een voormalige aula. Zij kreeg het idee om er een andere bestemming aan te geven. Zij zag daar voor zich een ruimte waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven, desgewenst iets kunnen gebruiken, een luisterend oor aantreffen en informatie kunnen vinden die voor hen relevant is.

Hiertoe is een voorstel gedaan aan de gemeente Groningen, die positief reageerde en het gebouw gebruiksklaar heeft afgeleverd, maar verder geen bemoeienis wil hebben met invulling en exploitatie. De exploitatie wilde de gemeente in handen geven van een rechtspersoon waarmee een gebruikersovereenkomst gesloten zou kunnen worden. Na het onderzoeken van diverse mogelijkheden hiervoor is de stichting Accolade in het leven geroepen.

1.2 Doelstellingen
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a. Alles wat rondom het sterven speelt een volwaardige plaats te geven in de samenleving.
b. Het verrichten van handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
c. Het exploiteren van het theehuis op begraafplaats Selwerderhof te Groningen.
d. Het organiseren en ontwikkelen van activiteiten die een bijdrage leveren aan een goede verwerking van de periode rond het sterven van een mens.

1.3 Hoe is stichting Accolade georganiseerd?
Het bestuur van stichting Accolade bestaat uit:
Nellian Dijkema, voorzitter
Lya Koornneef, secretaris
Raymond Huwae, penningmeester
Paulien Andriessen
Lya en Paulien zijn in de loop van het jaar gestopt . Yvonne Morsselt is aan het eind van het jaar gevraagd als bestuurslid en heeft daar positief op gereageerd.

Vanaf het voorjaar is er een coördinerende vrijwilligster (met vrijwilligersvergoeding), bijgestaan door bestuur en vrijwilligers met specifieke taken. Dit is een eerste aanzet tot verzelfstandiging van het theehuis-’management’.

2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
Met het theehuis willen we een voorziening bieden waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven. Een warme en sfeervolle plek met ruimte om te zitten, iets te drinken, te praten, te lezen en een spelletje te doen. Waar vrijwilligers gastvrij aanwezig zijn met een open hart en een luisterend oor waar nodig. Waar voorzieningen zijn zodat ook kinderen zich welkom voelen. Waar een leestafel is met literatuur en informatie over diverse aspecten rond de dood.

2.1.1 Verbouwing en inrichting

In 2007 zijn een aantal wensen gerealiseerd.
Een extra magnetron verving de (bijna nooit gebruikte) oven. Omdat het eenzelfde is als de eerste, gaf dit geen problemen i.v.m gebruiksaanwijzingen e.d.
Het geeft op de drukke momenten veel gemak!
De in 2006 geplaatste boekenkast werd afgemaakt, zodat we de boekencollectie op een overzichtelijke manier kunnen presenteren.
Lekkage onder het aanrecht en een verzakt stuk terras werden door de gemeente verholpen. De dames- en herentoiletten zijn verwisseld: meer privacy voor de dames en de klemmende deur voor de heren…

De gewenste telefoon- en internetaansluiting is niet gerealiseerd. We blijven deze wens koesteren, omdat de communicatie (naast telefonisch) steeds meer via e-mail en internet zal gaan. Ook voor de bezoekers kan het belangrijk zijn bepaalde informatieve sites te kunnen bekijken, een mooie aanvulling op onze leestafel.
Een nieuwe vriezer lijkt noodzakelijk op korte termijn: er zijn wat mankementen.

2.1.2 Financiën

Zie financieel jaarverslag, mappen in het Theehuis en inkoopbeleid.

2.1.3 Personeel/vrijwilligers
Overleg met de gemeente:
Het bestuur heeft hierin versterking gekregen van een vrijwilliger: Wim van Rink. Dit jaar is er vooral overleg geweest over praktische punten met de betreffende ambtenaren, vnl op ons initiatief. Het structurele overleg met de begraafplaatsbeheerder –op hun initiatief- is er één keer geweest.

Het theehuis Selwerderhof is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Daarom is het belangrijk vrijwilligers aan te trekken en aan deze groep mensen te bieden wat nodig is. Het bestuur is nog steeds actief met werving en selectie en ondersteuning van vrijwilligers.
De brochure waarin alle gegevens en informatie voor nieuwe vrijwilligers staan, wordt regelmatig bijgesteld.
Begin 2007 heeft elke medewerker een voortgangsgesprekken gevoerd met Mieke van Maarsseveen, die dit als gelegenheidsvrijwilliger jaarlijks wil doen. Voor enkele bij een onderling conflict betrokken medewerkers is er extra ondersteuning geweest. Deze gesprekken vonden plaats met een externe expert in vrijwilligersorganisaties en begeleiding: Ineke Kuhlemeijer. Al deze acties en adviezen die daaruit voortvloeiden hebben opgeleverd dat er een intentieverklaring ontwikkeld is, die we aan nieuwe vrijwilligers vragen te tekenen na hun proefperiode. Dit is voorwaarde om als vrijwilliger te kunnen werken in het theehuis.
Eén van de vrijwilligers die haar ontslag had genomen bleek graag terug te komen. Met haar zijn hierover afspraken gemaakt, dat het een nieuwe instap zou worden met proefperiode en gesprek en het tekenen van de intentieverklaring. Het bleek dat ze niet aan de intenties kon voldoen, waardoor ze niet verder kon werken in het theehuis.
Om de organisatie te optimaliseren heeft het bestuur van de stichting meegedaan aan de Groninger Beursvloer. Hier werd de mogelijkheid geboden aan maatschappelijke instellingen om iets te vragen aan het bedrijfsleven en hier matches over te maken. De bedrijven die meededen doen dat omdat zij, naast hun ‘core-business’ maatschappelijk willen ondernemen. We hebben 2 matches gemaakt: Wijn organisatieadvies doet een organisatie-check en brengt daarna een advies uit, en Stiel heeft de stichting 1 jaar lang geadopteerd. We kunnen een beroep doen op hun expertise en know how op allerlei vrijwilligers-gebied. Dat kan variëren van teambuilding, werving vrijwilligers, pr, coaching etc.

Aantal en verloop, bezetting
Er is een redelijk stabiele groep ontstaan in het aantal vrijwilligers. De groep is heel divers van samenstelling. Ook de motivatie om vrijwilliger te zijn voor het theehuis is zeer uiteenlopend.
Er werken ongeveer 40 mensen in het theehuis.( De totale groep betrokkenen is rond de 50. Er zijn bijvoorbeeld mensen die veel doen maar achter de schermen werken zoals de roostermakers en het bestuur, maar ook mensen die alleen per gelegenheid hun diensten aanbieden.)
Zoals in elke organisatie kent het theehuis ook een verloop. Afgelopen jaar zijn vele vrijwilligers de groep komen versterken, maar zijn er ook verschillende tijdelijk of helemaal gestopt. Dit om uiteenlopende redenen van persoonlijke aard als ziekte, werk of kinderen.
Ook heeft het theehuis afscheid moeten nemen van een aantal mensen van het eerste uur, zoals de theehuis-penningmeester, bestuursleden Paulien Andriessen (ook pr) en Lya Koornneef. Paulien blijft wel als vrijwilliger een deel van de pr doen.
Dit jaar overleed Joop Roelse. Hij heeft vanaf het begin meegedacht en maakte de roosters tot hij daartoe niet meer in staat was door zijn ziekte. Stichting Accolade plaatste een advertentie namens de medewerkers in het theehuis, en een aantal collega’s waren bij de crematie. Lya heeft daar vanuit het bestuur gesproken. In het theehuis heeft zijn foto met de advertentietekst een paar weken gestaan.

Door het al dan niet tijdelijk afhaken van anderen en de noodzaak om soms met drie mensen te werken op bijvoorbeeld drukke zondagmiddagen in de zomer, blijft er een evenwicht.De meeste mensen kunnen naar tevredenheid ingeroosterd worden. Het is niet nodig een wachtlijst aan te leggen.
Het blijft een hele klus om naar ieders tevredenheid de bezetting weer rond te krijgen. Gelukkig bestaat er een grote inschikkelijkheid en flexibiliteit onder de vrijwilligers. Er wordt veel geruild en geschoven zodat ziekte en onverwachte afwezigheid goed opgevangen worden. Veel mensen zijn bereid gebleken bij vakanties en ziektes extra diensten te draaien.
Zoeken is het nog naar het overbruggen van rustige periodes en het genoeg mensen in kunnen zetten bij drukke periodes. Tijdens rustige periodes zijn er vrijwilligers die tijd besteden aan extra taken. Anderen genieten van de tijd die ze aan lezen of schrijven kunnen besteden.Weer anderen proberen zoveel mogelijk op drukke tijden ingeroosterd te worden omdat ze vrijwilliger zijn geworden om gasten te bedienen.

Taakgebieden
Er zijn mensen die naast het theehuiswerk ook extra taken hebben. Dit vormt de basis van de organisatie van het theehuis. Er is nog behoefte aan versterking van de persoon die het geheel coördineert, zodat er een soort coördinerend team komt. (ct). Dit jaar heeft het bestuur daarin nog voorzien. Met name de communicatie tussen taakgebieden, vrijwilligers en bestuur blijkt een lastig punt te zijn met zoveel mensen. Er zijn veel dingen te doen achter de schermen.
Roosters maken, de administratie verzorgen, geldzaken regelen, de contacten naar buiten onderhouden en de PR doen. Er worden inkopen gedaan en allerlei horecacontroles uitgevoerd.
Verder zijn er mensen alert op het lief en leed binnen de groep. Er zijn mensen die zich met het interieur bezighouden en mensen die ervoor zorgen dat er altijd bloemen in het theehuis zijn.
Een iemand houdt zich bezig met wisselende exposities. Er is er een leestafel met interessante boeken en een heerlijke kinderhoek met een poppenhuis.
Dit najaar hebben we de taakgebieden opnieuw ingevuld n.a.v. een wensenlijst die ieder had gekregen, en waarop men behalve de eigen wensen ook anderen kon voorstellen die men geschikt achtte voor een taakgebied. Dit leverde een verschuiving op binnen de taken, ook omdat de penningmeester vertrok, en we gelukkig een daarvoor geschikte vrijwilliger bereid vonden om deze taak uit te voeren.
Er werden ook aardige suggesties gedaan ter versterking van het “çoördinerend team”.

Reiskosten/vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers die buiten Groningen wonen kunnen als ze dat willen structureel reiskostenvergoeding ontvangen op basis van openbaar vervoer. Dit jaar is er voor het eerst een vrijwilligersvergoeding gegeven aan de coördinator, een moeilijke maar terechte beslissing.

Scholing en bijeenkomsten
Onderwerp van de twee vergaderingen dit jaar was vooral de organisatie en ieders plek daarin.
Aanleiding: de wens van het bestuur om langzamerhand de praktische theehuistaken af te bouwen en over te dragen aan een soort dagelijks bestuur op de werkvloer: een coördinatie team.
En er speelden naweeën van gebeurtenissen tussen vrijwilligers onderling, die aandacht behoefden.

Het jaarlijkse uitstapje is weer door Bram Adema van De Pierewaai georganiseerd: een boeiende vaar- en wandeltocht in het Reitdiepdal, afgesloten met een etentje.

Enkele vrijwilligers hebben de cursus “Praten over de dood” gevolgd, en een bijeenkomst over mogelijkheden rond de uitvaart.

Met Allerzielen zijn er gedenkstukjes gemaakt onder begeleiding van kunstenaars (Jeanet Bergsma en Noëmi Noest) en ook met kerst was er gelegenheid om mooie stukjes voor op het graf te maken. Enkele dagdelen onder begeleiding.

2.2 PR

Het theehuis is in de loop der jaren goed bekend geraakt in Groningen en ook in de rest van Nederland. Er zijn geen extra activiteiten nodig geweest. Wel hebben we ingesteld dat er elke drie maanden, als de kunstexpositie gewisseld wordt, een persbericht uitgaat naar de regionale kranten. Enerzijds om de expositie aan te kondigen, anderzijds om het theehuis in de regio Groningen nog eens onder de aandacht te brengen. Dit heeft geresulteerd in een item in het programma “Kunstkraak” van RTV-Noord.
Ook gaan we in op diverse aanvragen en verzoeken.
In Groningen is onze medewerking gevraagd voor een speciale kalender over vrijwilligerswerk: een uitgave van bureau Digitaal Ontwerp, fotograaf Frank Abspoel en drukkerij Gerlach. Van een van onze vrijwilligsters is daarvoor een prachtig portret gemaakt. We hebben het theehuis beschikbaar gesteld voor de presentatie van deze kalender in juni 2007. Aansluitend werd de expositie geopend van de foto’s uit deze kalender van Frank Abspoel, die een maand aan de muren van het theehuis zijn blijven hangen.

In september was het theehuis onderdeel van de Open Monumenten-route 2007. De voormalige aula uit 1949, het gebouwtje waarin het theehuis gevestigd is, bleek te passen in het thema 'Moderne Monumenten". Op het terras werden kunstzinnig vormgegeven hapjes aan de bezoekers aangeboden.

In november hebben we burgemeester en wethouders van Groningen ontvangen. Zij kwamen lunchen en hebben zich op informele wijze op de hoogte gesteld van de gang van zaken rond het theehuis. Tijdens de lunch knoopten ze gesprekken aan met de aanwezige vrijwilligers.

Vanuit de rest van Nederland hebben we bezoek ontvangen van een delegatie van begraafplaats Zorgvlied in Amsterdam, een gemotiveerd team vrijwilligers uit Emmeloord en enthousiaste mensen uit Leeuwarden. Zij zijn allemaal van plan een theehuis te beginnen op een begraafplaats en hebben ons om informatie gevraagd.

Werkvoermededelingen

We hebben dit jaar besloten de werkvloermededelingen maandelijks te maken, om mensen frequenter te informeren en te betrekken. Dit omdat in de gesprekken met Mieke van Maarsseveen werd aangegeven dat er behoefte was aan meer informatie/communicatie.
Ambassadeursnetwerk
Het ambassadeursnetwerk is opgeheven, het vroeg teveel aandacht om hier mee bezig te zijn.

2.3 Bezoekers en activiteiten
In het jaar 2007 kwamen er 7538 bezoekers in het theehuis. Bijna 1000 meer dan in 2006! Een aantal van hen schreef hun bevindingen op in het gastenboek. Kort samengevat blijken de bezoekers erg blij met het theehuis en de manier waarop de vrijwilligers aanwezig zijn en met de sfeer en inrichting en de lekkere koffie/thee.
Extra activiteiten zoals de knutseltafel van Noëmi Noest en Jeanet Bergsma met Allerzielen en rondom kerst worden erg gewaardeerd. Er werd verscheidene keren gereserveerd door groepen, waarbij het beleid is, dat het theehuis wel openbaar moet blijven, dus geen besloten bijeenkomsten. Als er voor ca. 20 mensen gereserveerd wordt is er nog ruimte voor de incidentele bezoekers. Reden voor reservering was bv. een asbusbijzetting, een nazit na een uitvaart, het bezichtigen van een net geplaatst grafmonument, een beeldenroute.
Zo was er dit jaar een reservering voor het uitreiken van een vrijwilligers-kalender, waarin ook een theehuisvrijwilliger geportretteerd was (voor alle theehuismedewerkers is deze kalender als een vorm van waardering aangeschaft).
Daarnaast kwamen gemeenteambtenaren langs, en zelfs het college van B en W gebruikte de lunch in het theehuis, geweldig voorbereid door de daarvoor verantwoordelijke medewerkers.
De reden van reservering is voor ons niet belangrijk, maar we verwachten wél dat men rekening houdt met andere bezoekers en de sfeer.
Op Open Monumentendag was het theehuis onderdeel van de route, veel geïnteresseerde bezoekers kwamen hier op af. Voor de PR-persoon en enkele andere medewerkers extra werk, maar ook veel voldoening.

Leesclub
De in 2005 door enkele vrijwilligers opgerichte leesclub is nog steeds actief. Onder hun aanvoering wordt gemiddeld een keer in de twee maanden een boek besproken. De leesclub staat open voor alle vrijwilligers van het theehuis en voor geïnteresseerde bezoekers.

3 Overige activiteiten
Het bestuur wil zich minder met de praktische invulling van het theehuis bezig houden en denkt aan het onderzoeken naar de behoefte aan een vorm van vrijwillige uitvaartzorg binnen zorgverleningsinstellingen waar mensen met weinig of geen geld gebruik van maken zoals bv. daklozenzorg, verslavingszorg en voor mensen die een beroep moeten doen op een gemeente-uitvaart.

4 Voornemens en wensen 2008
Er zijn een aantal zaken op verschillende terreinen die dit jaar de aandacht vragen.

Interieur / exterieur
Een laptop met aansluiting blijft gewenst.
De zorg voor de kinderhoek
De diepvrieskist, een gift van één van de vrijwilligers, is aan vervanging toe.

Vrijwilligers:
Het afstemmen van het aanbod van uren van vrijwilligers en de vraag naar bezetting van het theehuis onder wisselende omstandigheden naar tevredenheid van alle partijen laten verlopen.
Er zal gezocht worden naar enkele mensen naast de coördinerende vrijwilliger, die op horeca- en roosterfront de vinger aan de pols houden op een voor ieder acceptabele manier. Tevens is het doel om de verantwoordelijkheid voor alle extra taken onder te brengen bij deze vrijwilligers.
Voor de vrijwilligers willen we een paar keer in het jaar op gezelligheid en verbinding gerichte activiteiten organiseren. Naast de vergaderingen waarin vooral het functioneren aan de orde komt. Ook zal er dit jaar weer aandacht zijn voor scholing in relevante onderwerpen.

Activiteiten:
In 2008 bestaat het theehuis 5 jaar.
We denken in elk geval aan extra activiteiten voor de vrijwilligers, als waardering voor hun inzet. Als begin is er een gezamenlijk etentje bij Patrimonium, waarin een onderdeel gewijd zal zijn aan de organisatie. Marcel Wijn zal daar in gesprek gaan met de vrijwilligers, en medewerkers van Stichting Stiel zullen aanwezig zijn. We willen het in december 2007 geopende uitvaartmuseum in Amsterdam bezoeken, en het collega-café ter plekke, en de begraafplaats de Nieuwe Ooster. Eén van de vrijwilligers bereidt het najaarsuitstapje voor (september-oktober).

Horeca:
De aanpassingen in de kaart en het functioneren van apparatuur blijven aandacht nodig hebben. De opslag en de diepvries behoeven aandacht.
Ook het stroomlijnen van de inkopen en het beheer van de voorraden hopen we te optimaliseren.

PR:
Er zullen meer pr-taken door het bestuur moeten worden uitgevoerd, omdat Paulien aangaf te zullen stoppen. We zullen proberen of we hiervoor versterking kunnen krijgen. Wellicht zal extra pr worden gemaakt i.v.m. het 5-jarig bestaan van het theehuis. En een ander pr-moment is MADD (Make a difference-day – vrijwilligersdag) op 31 oktober-1 november).

jaarverslagen:2003 , 2004 , 2005 , 2006 , 2007, 2008, 2009-2010