Jaarverslag Stichting Accolade 2004

Datum : 28 februari 2005

Voorwoord
1 Wat is Stichting Accolade?
1.1 Uitgangspunten
1.2 Doelstellingen
1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd?
2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
2.1.1 Gebouw en inrichting
2.1.2 Financiën .
2.1.3 Personeel/vrijwilligers
2.1.4 Overigen
2.2 PR
2.3 Bezoekers en activiteiten
3 Voornemens 2005
4 Financieel jaarverslag
4.1 Jaarrekening 2004
4.2 Overige cijfers 2004

Voorwoord
Met groot genoegen presenteren wij het derde jaarverslag van stichting accolade.

Was het eerste verslag uit het jaar van voorbereiden en opstarten van de hoofdactiviteit van de stichting, het tweede verslag gaf een indruk van de 9 maanden dat het theehuis Selwerderhof in het jaar 2003 open is geweest.
Dit derde verslag is het eerste waarin we een heel jaar theehuisopenstelling beschrijven.
Dankzij alle mensen die op vrijwillige basis mee werken aan dit project en dankzij de faciliteiten die de gemeente beschikbaar stelt, kunnen we terugkijken op een zeer goed jaar.

Bestuur Stichting Accolade

1 Wat is Stichting Accolade?
1.1 Uitgangspunten
Stichting Accolade is opgericht op 23 september 2002. Het idee kwam van Nellian Dijkema, zij is uitvaartverzorgster en zij kwam regelmatig op de Selwerderhof. Op deze begraafplaats stond al lange tijd een klein gebouw leeg, een voormalige aula. Zij kreeg het idee om er een andere bestemming aan te geven. Zij zag daar voor zich een ruimte waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven, desgewenst iets kunnen gebruiken, een luisterend oor aantreffen en informatie kunnen vinden die voor hen relevant is.

Hiertoe is een voorstel gedaan aan de gemeente Groningen, die positief reageerde en het gebouw gebruiksklaar heeft afgeleverd, maar verder geen bemoeienis wil hebben met invulling en exploitatie. De exploitatie wilde de gemeente in handen geven van een rechtspersoon waarmee een gebruikersovereenkomst gesloten zou kunnen worden. Na het onderzoeken van diverse mogelijkheden hiervoor is de stichting Accolade in het leven geroepen.

1.2 Doelstellingen
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a. Alles wat rondom het sterven speelt een volwaardige plaats te geven in de samenleving.
b. Het verrichten van handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

c. Het exploiteren van het theehuis op begraafplaats Selwerderhof te Groningen.
d. Het organiseren en ontwikkelen van activiteiten die een bijdrage leveren aan een goede verwerking van de periode rond het sterven van een mens.

1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd?
Het bestuur van stichting Accolade bestaat uit:
Nellian Dijkema, voorzitter
Lya Koornneef, secretaris
Raymond Huwae, penningmeester
Paulien Andriessen, lid

In de voorbereidende fase is er onder meer een organisatiemodel ontwikkeld
waarin stichting Accolade de organisatie rond het theehuis zichtbaar wil maken.

NB Het streven is nog steeds om een coördinerend vrijwilliger te zetten tussen bestuur en vrijwilligers, die een aantal taken overneemt die ook dit jaar nog door het bestuur werden verricht.

2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
Met het theehuis willen we een voorziening bieden waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven. Een warme en sfeervolle plek met ruimte om te zitten, iets te drinken, te praten, te lezen. Waar vrijwilligers gastvrij aanwezig zijn met een open hart en een luisterend oor waar nodig. Waar voorzieningen zijn zodat ook kinderen zich welkom voelen. Waar een leestafel* is met literatuur en informatie over diverse aspecten rond de dood.

* onderdeel van de leestafel is de informatiemap waarin adressen van relevante
bedrijven opgenomen zijn. Betreffende bedrijven hebben de gelegenheid om tegen een vergoeding twee bladen van A4-formaat aan de map toe te voegen. Deze vergoeding wordt voor het theehuis gebruikt.

2.1.1 Gebouw en inrichting

In 2004 zijn er een aantal wensen gerealiseerd.
De rails voor de kunst zijn opgehangen, het terrasmeubilair is uitgebreid en aan het einde van het jaar maakte Jan Boxem van de Morgenster de keukenuitbreiding. Oorspronkelijk was dit al opgenomen in de wensen die we als stichting hadden. De architecten wilden dit vanwege hun visie op het gebouw niet in de plannen opnemen. Dit betekende dat er te weinig werkruimte was voor de vrijwilligers. Om toch wat meer armslag te krijgen werden er tafels bijgezet, maar dit deed afbreuk aan het geheel en was bovendien niet erg praktisch. De vrijwilligers zijn dan ook erg blij met de nieuwe voorziening.
In 2004 zijn we begonnen met het ophangen van Kunst. Elke 3 maanden is er een nieuwe expositie, het regelen en organiseren daarvan wordt gedaan door een vaste vrijwilliger. We geven er weinig ruchtbaarheid aan omdat dat niet past in de sfeer van het theehuis. Maar de kunst aan de muur draagt zeker bij aan de sfeer en wordt over het algemeen gewaardeerd

Met het realiseren van het personeelsonderkomen van de gemeente kregen we ook een permanente opslagruimte, die vlak bij het theehuis ligt. We zijn daar erg blij mee. Wellicht moet er nog gekeken worden naar de klimaatbeheersing: er is geen ventilatie, waardoor de afgegeven warmte van de diepvries niet weg kan.

2.1.2 Financiën
Er zijn een aantal donateurs die ook dit jaar aangeschreven zijn voor een nieuwe donatie.
En weer is er wat geld verkregen door de bijdragen van bedrijven die zich presenteren in de informatiemappen. De aanmeldingen voor deelname aan deze mappen bleef achter bij de verwachtingen.
We zijn dit jaar geëindigd met een saldo van ruim 1000,00
Er zijn een paar groepsversterkende activiteiten geweest en de vrijwilligers die dat wensten en daarvoor in aanmerking kwamen konden een tegemoetkoming krijgen voor de reiskosten.
Een aantal heeft kunnen deelnemen aan het symposium van de stichting EKR. Wensen voor de toekomst zijn om meer scholingsmomenten te kunnen aanbieden en een coördinator te kunnen aantrekken. Verder hopen we voldoende geld te hebben om relevante boeken en informatie en activiteiten te kunnen bieden.

2.1.3 Personeel/vrijwilligers
Het theehuis Selwerderhof is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Daarom is het belangrijk vrijwilligers aan te trekken en aan deze groep mensen te bieden wat nodig is. Het bestuur is nog steeds actief met werving en selectie en ondersteuning van vrijwilligers.
Er is een brochure gemaakt waarin alle gegevens en informatie voor vrijwilligers vermeld is.

Aantal en verloop, bezetting
Er is een redelijk stabiele groep ontstaan. De groep is heel divers van samenstelling. Ook de motivatie om vrijwilliger te zijn voor het theehuis is zeer uiteenlopend.
Het aantal vrijwilligers blijft ongeveer gelijk. Er werken ongeveer 40 mensen in het theehuis. De totale groep betrokkenen is rond de 50. Er zijn mensen die veel doen, maar achter de schermen werken, zoals degene die het werkrooster maakt en de leden van het bestuur. Daarnaast zijn er mensen die alleen per gelegenheid hun diensten aanbieden.
Zoals in elke organisatie kent het theehuis ook een verloop. Afgelopen jaar zijn vele vrijwilligers de groep komen versterken, maar zijn er ook verschillende tijdelijk of helemaal gestopt. Dit om uiteenlopende redenen van persoonlijke aard als ziekte, werk of kinderen. Ook heeft het theehuis afscheid moeten nemen van een aantal mensen van het eerste uur.
Door het al dan niet tijdelijk afhaken van anderen en de noodzaak om soms met drie mensen te werken op bijvoorbeeld drukke zondagmiddagen in de zomer, blijft er een evenwicht.De meeste mensen kunnen naar tevredenheid ingeroosterd worden. Het is niet nodig een wachtlijst aan te leggen.
Het blijft een hele klus om naar ieders tevredenheid de bezetting weer rond te krijgen. Gelukkig bestaat er een grote inschikkelijkheid en flexibiliteit onder de vrijwilligers. Er wordt veel geruild en geschoven zodat ziekte en onverwachte afwezigheid goed opgevangen worden. Veel mensen zijn bereid gebleken bij vakanties en ziektes extra diensten te draaien. Het is maar zelden dat het bordje gesloten op de deur gehangen hoeft te worden door onderbezetting!
Zoeken is het nog naar het overbruggen van rustige periodes en het genoeg mensen in kunnen zetten bij drukke periodes. Tijdens rustige periodes zijn er vrijwilligers die tijd besteden aan de taken voor een werkgroep, anderen genieten van de tijd die ze aan lezen of schrijven kunnen besteden.Weer anderen proberen zoveel mogelijk op drukke tijden ingeroosterd te worden omdat ze vrijwilliger zijn geworden om gasten te bedienen. Hoe dit in de toekomst zal uitwerken, moeten we nog ervaren. Voor aanpassingen is het nog te vroeg. Pasen 2005 draaien we 2 jaar en kunnen we op alle seizoenen terugkijken.

Werkgroepen
Er zijn mensen die naast het theehuis-werk ook aan een werkgroep deelnemen.Dit vormt de basis van de organisatie van het theehuis. Behoefte is nog om een persoon te vinden die het geheel coördineert. Er zijn veel dingen te doen achter de schermen. Er worden roosters gemaakt, de leestafel wordt verzorgd, de kinderhoek onderhouden, de geldzaken worden behartigd, de administratie wordt gedaan, de pr verzorgd, de inkopen gedaan, de bloemen geplukt en gekocht en er wordt kunst aan de muur gehangen! De horecagroep, die de basis van het theehuis verzorgt, is helaas erg uitgedund door het vertrek van drie vrijwilligers en het minder inzetbaar zijn van een andere horecavrijwilliger. Het bestuur vult eigenlijk de lacunes op, bij gebrek aan coördinator.

Reiskosten/vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers die buiten Groningen wonen kunnen als ze dat willen structureel reiskostenvergoeding ontvangen op basis van openbaar vervoer.

Scholing en bijeenkomsten
We organiseerden een horeca training voor alle vrijwilligers, waarin ook bejegening van gasten aan de orde kwam. Er waren enkele vergaderbijeenkomsten waar veel praktische zaken besproken werden. Zo hebben twee begraafplaatsmedewerkers informatie gegeven over brandveiligheid, brandpreventie en ehbo. Verder zijn er wat groepsversterkende activiteiten geweest, zoals een gezamenlijke barbecue.
Een aantal vrijwilligers kon meedoen aan het symposium van de stichting Elisabeth Kübler-Ross,
Er zijn plannen gemaakt voor een winterbijeenkomsten periode op de rustige ochtenden in het theehuis, voor vrijwilligers. Januari 2005 start dit programma.

Nieuwsbrief
De eerste Nieuwsbrief voor de vrijwilligers van het theehuis werd eind september 2003 uitgereikt op de theehuisbijeenkomst. Er zijn er twee gevolgd in 2004.
Het doel was ondersteuning van de interne communicatie. Tegelijk met de Nieuwsbrief werd een blad met ‘Mededelingen van de werkvloer’ verspreid, met praktische informatie over de werkwijze in het theehuis. De Nieuwsbrief bleek niet in een behoefte te voorzien, dus hebben we besloten om hem in 2005 niet meer te laten verschijnen. De werkvloermededelingen blijven wel noodzakelijk.

2.1.4 Overigen
We kregen bezoek van de keuringsdienst van waren, die alle voorzieningen, producten en waren in orde bevonden. De benodigde vergunningen zijn allemaal geregeld en in het theehuis aanwezig.

2.2 PR

In 2004 is het rustiger geworden wat betreft de belangstelling in de pers. Toch blijft het theehuis wel in de aandacht. De artikelen werden nu specifieker toegespitst op een bepaald onderwerp. Een artikel in De Vrijwilligerszaak, het stadsmagazine voor vrijwilligerswerk, viel in het oog met een grote foto van een van onze vrijwilligsters. In een artikel in de NRC-Handelsblad werden de (enige)drie Horeca gelegenheden op begraafplaatsen in Nederland met elkaar vergeleken. We hebben de indruk dat inmiddels iedereen in Nederland over het theehuis heeft gehoord en gelezen; dat is voorlopig voldoende. Voor speciale gelegenheden, zoals activiteiten met Allerzielen en Kerst, blijven we persberichten versturen aan regionale en stadsbladen.
De website van stichting Accolade is herzien en actueel gemaakt, zodat we mensen er naar kunnen verwijzen. Sommige onderdelen behoeven nog aanpassing.

2.3 Bezoekers en activiteiten

In 2004 kwamen er zo’n 5000 bezoekers in het theehuis. Een aantal van hen schreef hun bevindingen op in het gastenboek. Kort samengevat blijken de bezoekers erg blij met het theehuis en de manier waarop de vrijwilligers aanwezig zijn en met de sfeer en inrichting en de lekkere koffie/thee.
Extra activiteiten worden zeer gewaardeerd. Zo was op Allerzielen (2 november) Noëmi Noest aanwezig met materialen om vorm te geven aan herinneringen. Rond kerst was er gelegenheid kerststukjes te maken. De “seizoensextraatjes” (paaseitje, pepernotenbakje, kerstkransje, oliebol, nieuwjaarsrolletje etc.) werden opgemerkt en aardig gevonden.
Het feit dat er buiten warm gerookt kan worden dankzij de terras-heater vond men zeer attent.
Sommige bezoekers vonden het theehuis slecht te vinden op de begraafplaats, en anderen deden de suggestie dat in de koffiekamer een verwijzing naar het theehuis op zijn plaats zou zijn. Er werd verscheidene keren gereserveerd door groepen, waarbij het beleid is, dat het theehuis wel openbaar moet blijven, dus geen besloten bijeenkomsten. Als er voor ca. 20 mensen gereserveerd wordt is er nog ruimte voor de incidentele bezoekers. Reden voor reservering was bv. een asbusbijzetting, een nazit na een uitvaart, het bezichtigen van een net geplaatst grafmonument, een beeldenroute.
De reden van reservering is voor ons niet belangrijk, maar we verwachten wél dat men rekening houdt met andere bezoekers en de sfeer.

3 Voornemens 2005
Er zijn een aantal zaken op verschillende terreinen die dit jaar de aandacht vragen.

Interieur:
Vooralsnog zijn alle vorig jaar gewenste zaken gerealiseerd. Vanwege de klacht dat het theehuis er zo gesloten uit ziet wanneer het wèl geopend is, hebben we een onderzoek gedaan om met verlichting te kijken hoe we dit kunnen verhelpen. Er zijn enkele ideeën, en een bedrijf is ingeschakeld om te adviseren, omdat een vrijwilliger een donatie wil doen om de verlichting optimaal te maken.

Vrijwilligers:
Het afstemmen van het aanbod van uren van vrijwilligers en de vraag naar bezetting van het theehuis onder wisselende omstandigheden naar tevredenheid van alle partijen laten verlopen.
Er zal gezocht worden naar een coördinerende vrijwilliger die op horeca- en roosterfront de vinger aan de pols houdt op een voor ieder acceptabele manier. Tevens is het doel om alle werkterreinen van het theehuis in werkgroepen ondergebracht te hebben.
Voor de vrijwilligers willen we een paar momenten in het jaar een informele, op gezelligheid en verbinding gerichte activiteit organiseren, naast de vergaderingen waarin vooral het functioneren aan de orde komt.”, Elke eerste dinsdag van de maand was er het “theehuiskransje”, een mogelijkheid om vragen, wensen, klachten of problemen op het kantoor van de stichting te bespreken met leden van het bestuur. Aansluitend was er een theekransje voor alle betrokkenen om elkaar te ontmoeten. Van deze mogelijkheid is zó sporadisch gebruik gemaakt dat we ons afvragen of het zin heeft dit te continueren. Ook zal er dit jaar weer aandacht zijn voor scholing op onderwerpen als bedrijfshulpverlening en veiligheid, horecavaardigheden en samenwerking.

Activiteiten:
Er is een jaarplanning opgesteld als draaiboek. We willen proberen om op speciale dagen aangepaste activiteiten te organiseren (zoals het maken van kerststukjes rond kerst), een extraatje bij de “kaart” (oliebollen op oudjaar, hartjes op de tafels met Valentijnsdag etc.) en soms eenvoudige life muziek in het theehuis. Deze planning kan gewijzigd en aangepast worden waar dat nodig zal blijken. Het doel is om niet elk jaar opnieuw het wiel uit te vinden, en te kunnen organiseren volgens een vooropgezet plan.
Hierin kan bv. ook structureel in voor- en najaar een vogelexcursie opgenomen worden.
Er is een winterprogramma gemaakt voor de vrijwilligers om de rustige tijden wat op te vrolijken en te veraangenamen. Uitgangspunt hierbij is dat het theehuis open blijft voor bezoekers. Dit houdt in dat de inhoud van de ochtenden geen training kan zijn. Het zijn wel allemaal aan het theehuis gerelateerde onderwerpen, waar vrijwilligers ook tijdens hun werk iets aan kunnen hebben. Het programma begint in januari en eindigt in maart. Het is ons streven om dat zonder extra kosten te laten verlopen. Een deel van de activiteiten is ook geschikt voor een groter verband en het plan is dan ook om in samenwerking met de medewerkers van de begraafplaats een aantal activiteiten voor bezoekers en medewerkers te organiseren. Het nieuwe verblijf van de medewerkers van de begraafplaats kan hier een rol in spelen.

Horeca:
De aanpassingen in de kaart en het functioneren van apparatuur behoeven aandacht.
Ook het stroomlijnen van de inkopen en het beheer van de voorraden hopen we, na 2 jaar gedraaid te hebben, te kunnen optimaliseren.

PR
Doel voor dit jaar is om het theehuis meer bekendheid te geven op de begraafplaats zelf. We bereiken de bezoekers van de begraafplaats niet in voldoende mate. Een van de activiteiten die we daarvoor hebben ontwikkeld is het opstarten van een ambassadeursnetwerk.
Ambassadeurs van het theehuis zijn mensen die nauw betrokken zijn bij het theehuis, maar geen vrijwilligers functie vervullen. Zij gaan een rol spelen bij het aantrekken van bezoekers. Daarnaast kunnen zij nieuwe vrijwilligers gaan aandragen..
De website van stichting Accolade wordt komend jaar helemaal in orde gemaakt. We moeten alle betrokkenen duidelijk maken dat ze mensen naar de website kunnen verwijzen voor praktische informatie en voor een indruk van de sfeer die stichting Accolade uitstraalt.

4 Financieel jaarverslag ter inzage in het theehuis (leestafel)

jaarverslagen:2003 , 2004 , 2005 , 2006 , 2007, 2008, 2009-2010