Jaarverslag Stichting Accolade 2005

Datum : mei 2006

Inhoudsopgave

Voorwoord 2
1 Wat is Stichting Accolade? 2
1.1 Uitgangspunten 2
1.2 Doelstellingen 2
1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd? 2
2 Het Theehuis 2
2.1 Opzet Theehuis 2
2.1.1 Verbouwing en inrichting 2
2.1.2 Financiën 2
2.1.3 Personeel/vrijwilligers 2
2.2 PR 2
2.3 Bezoekers en activiteiten 2
3 Overige activiteiten 9
4 Voornemens 2006 2

Ter inzage in het theehuis:
5 Financieel jaarverslag 2
5.1 Jaarrekening 2005
5.2 Overige cijfers 2005 2

Voorwoord
Met groot genoegen presenteren wij het vierde jaarverslag van stichting accolade.

Dankzij alle mensen die op vrijwillige basis mee werken aan dit project en dankzij de faciliteiten die de gemeente beschikbaar stelt, kunnen we terugkijken op een zeer goed jaar.

Bestuur stichting Accolade

1 Wat is Stichting Accolade?
1.1 Ontstaan en uitgangspunten
Stichting Accolade is opgericht op 23 september 2002. Het idee kwam van Nellian Dijkema, zij is uitvaartverzorgster en zij kwam regelmatig op de Selwerderhof. Op deze begraafplaats stond al lange tijd een klein gebouw leeg, een voormalige aula. Zij kreeg het idee om er een andere bestemming aan te geven. Zij zag daar voor zich een ruimte waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven, desgewenst iets kunnen gebruiken, een luisterend oor aantreffen en informatie kunnen vinden die voor hen relevant is.

Hiertoe is een voorstel gedaan aan de gemeente Groningen, die positief reageerde en het gebouw gebruiksklaar heeft afgeleverd, maar verder geen bemoeienis wil hebben met invulling en exploitatie. De exploitatie wilde de gemeente in handen geven van een rechtspersoon waarmee een gebruikersovereenkomst gesloten zou kunnen worden. Na het onderzoeken van diverse mogelijkheden hiervoor is de stichting Accolade in het leven geroepen.

1.2 Doelstellingen
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door:

a. Alles wat rondom het sterven speelt een volwaardige plaats te geven in de samenleving.
b. Het verrichten van handelingen die met het voorstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.
c. Het exploiteren van het theehuis op begraafplaats Selwerderhof te Groningen.
d. Het organiseren en ontwikkelen van activiteiten die een bijdrage leveren aan een goede verwerking van de periode rond het sterven van een mens.

1.3 Hoe is Stichting Accolade georganiseerd?
Het bestuur van stichting Accolade bestaat uit:
Nellian Dijkema, voorzitter
Lya Koornneef, secretaris
Raymond Huwae, penningmeester
Paulien Andriessen, lid

Dit jaar heeft het bestuur nog veel coördinerende taken verricht. Het is de bedoeling dat dit het komende jaar minder wordt.

2 Het Theehuis
2.1 Opzet Theehuis
Met het theehuis willen we een voorziening bieden waar begraafplaatsbezoekers in een passende sfeer kunnen vertoeven. Een warme en sfeervolle plek met ruimte om te zitten, iets te drinken, te praten, te lezen en een spelletje te doen. Waar vrijwilligers gastvrij aanwezig zijn met een open hart en een luisterend oor waar nodig. Waar voorzieningen zijn zodat ook kinderen zich welkom voelen. Waar een leestafel is met literatuur en informatie over diverse aspecten rond de dood.

2.1.1 Verbouwing en inrichting

In 2005 zijn een aantal wensen gerealiseerd.
Er zijn parasols aangeschaft waardoor het ook op hete dagen fijn toeven is in het theehuis.
Comfortabele kussentjes sieren het terrasmeubilair.
Er is een begin gemaakt met het aanpassen van elektra en verlichting, hoewel in een pril stadium. Het is moeilijk te zien dat het theehuis geopend is, omdat alles van buiten donker lijkt.
Een vrijwilligster maakte een prachtig poppenhuis voor de kinderhoek.

De opslagruimte in het personeelsonderkomen bleek erg vochtig en slecht geventileerd. Hierover is contact met de beheerder van de gemeentelijke gebouwen. In de vijfhoekige nok/koepel van het theehuis ontstaat een erg schimmelige aanslag. Ook hiervoor vroegen we aandacht. Beide problemen zijn nog niet opgelost.
Zowel de vaatwasser als het koffieapparaat vertonen mankementen. Destijds aangeschaft met het toen beschikbare geld, en met het idee dat echt professionele apparatuur nog niet nodig zou zijn bij de start van het theehuis. Deze visie moet worden bijgesteld, het toenemend bezoekersaantal vraagt om aangepaste voorzieningen. Bestuur en vrijwilligers willen, als ervaringsdeskundigen, betrokken zijn bij de aanschaf van nieuwe apparatuur, en hebben daartoe contact met de verantwoordelijke persoon van de gemeente. Helaas bleek de toezegging dat voor de kerst de nieuwe apparatuur er zou zijn, niet gerealiseerd. We moesten ons behelpen met diverse Senseo-apparaten, beschikbaar gesteld door vrijwilligers, en de afwas belandde soms op de grond omdat het werkvlak niet berekend is op zich ophopende vaat. Deze situatie kan niet blijven duren, alleen al uit hygiënisch oogpunt zullen we wellicht op de drukke dagen (weekenden) moeten sluiten, hetgeen voor zowel bezoekers als vrijwilligers als voor de begraafplaats een ongewenste situatie is.
De gewenste telefoon- en internetaansluiting is niet gerealiseerd. We blijven deze wens koesteren, omdat de communicatie (naast telefonisch) steeds meer via e-mail en internet zal gaan. Ook voor de bezoekers kan het belangrijk zijn bepaalde informatieve sites te kunnen bekijken, een mooie aanvulling op onze leestafel.
Er is, ondanks dat eerder gezegd werd dat dit niet mogelijk was, toch een mobiele telefoon beschikbaar gesteld door de gemeente, zoals in de gebruikersovereenkomst was afgesproken in het geval dat er geen vaste telefoonaansluiting kon komen.
De menukaarten zijn aangepast waar dat gewenst en noodzakelijk was, en de daarvoor benodigde inventaris is aangeschaft (zo is er bvb. een uitgebreid onderzoek naar de ideale soepkommen geweest. Deze zijn aangeschaft.
We hielden ook een cakeproeverij met vrijwilligers en hebben nu (soms verse) cake in de aanbieding).

2.1.2 Financiën

Zie financieel jaarverslag, mappen in het Theehuis en inkoopbeleid.

2.1.3 Personeel/vrijwilligers
Het theehuis Selwerderhof is afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Daarom is het belangrijk vrijwilligers aan te trekken en aan deze groep mensen te bieden wat nodig is. Het bestuur is nog steeds actief met werving en selectie en ondersteuning van vrijwilligers.
Er is een brochure gemaakt waarin alle gegevens en informatie voor vrijwilligers vermeld is.

Aantal en verloop, bezetting
Er is een redelijk stabiele groep ontstaan in het aantal vrijwilligers. De groep is heel divers van samenstelling. Ook de motivatie om vrijwilliger te zijn voor het theehuis is zeer uiteenlopend.
Er werken ongeveer 40 mensen in het theehuis.( De totale groep betrokkenen is rond de 50. Er zijn bijvoorbeeld mensen die veel doen maar achter de schermen werken zoals de roostermakers en het bestuur, maar ook mensen die alleen per gelegenheid hun diensten aanbieden.)
Zoals in elke organisatie kent het theehuis ook een verloop. Afgelopen jaar zijn vele vrijwilligers de groep komen versterken, maar zijn er ook verschillende tijdelijk of helemaal gestopt. Dit om uiteenlopende redenen van persoonlijke aard als ziekte, werk of kinderen. Ook heeft het theehuis afscheid moeten nemen van een aantal mensen van het eerste uur.

Door het al dan niet tijdelijk afhaken van anderen en de noodzaak om soms met drie mensen te werken op bijvoorbeeld drukke zondagmiddagen in de zomer, blijft er een evenwicht.De meeste mensen kunnen naar tevredenheid ingeroosterd worden. Het is niet nodig een wachtlijst aan te leggen.
Het blijft een hele klus om naar ieders tevredenheid de bezetting weer rond te krijgen. Gelukkig bestaat er een grote inschikkelijkheid en flexibiliteit onder de vrijwilligers. Er wordt veel geruild en geschoven zodat ziekte en onverwachte afwezigheid goed opgevangen worden. Veel mensen zijn bereid gebleken bij vakanties en ziektes extra diensten te draaien. Het is maar zelden dat het bordje gesloten op de deur gehangen hoeft te worden door onderbezetting!
Zoeken is het nog naar het overbruggen van rustige periodes en het genoeg mensen in kunnen zetten bij drukke periodes. Tijdens rustige periodes zijn er vrijwilligers die tijd besteden aan extra taken. Anderen genieten van de tijd die ze aan lezen of schrijven kunnen besteden.Weer anderen proberen zoveel mogelijk op drukke tijden ingeroosterd te worden omdat ze vrijwilliger zijn geworden om gasten te bedienen.

Taakgebieden
Er zijn mensen die naast het theehuiswerk ook extra taken hebben. Dit vormt de basis van de organisatie van het theehuis. Er is nog behoefte aan een persoon die het geheel coördineert. Met name de communicatie tussen taakgebieden, vrijwilligers en bestuur blijkt een lastig punt te zijn met zoveel mensen. Er zijn veel dingen te doen achter de schermen.
Roosters maken, de administratie verzorgen, geldzaken regelen, de contacten naar buiten onderhouden en de PR doen. Er worden inkopen gedaan en allerlei horecacontroles uitgevoerd.
Verder zijn er mensen alert op het lief en leed binnen de groep. Er zijn mensen die zich met het interieur bezighouden en mensen die ervoor zorgen dat er altijd bloemen in het theehuis zijn.
Een iemand houdt zich bezig met wisselende exposities. Er is er een leestafel met interessante boeken en een heerlijke kinderhoek met een poppenhuis.

Reiskosten/vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligers die buiten Groningen wonen kunnen als ze dat willen structureel reiskostenvergoeding ontvangen op basis van openbaar vervoer.

Scholing en bijeenkomsten
Er zijn 2 bijeenkomsten gehouden met alle vrijwilligers, waarbij het accent lag op omgaan met lastige situaties. Verder hadden we een uitje met elkaar, het maken van bonbons!
Er was een winterochtenden programma op de rustige ochtenden in het theehuis, ter lering en de vermaak voor vrijwilligers. Deze werden goed bezocht en met 10 afwisselende ochtenden keken we terug op een geslaagd aanbod. Januari 2006 startte dit programma voor de tweede keer.

Met Allerzielen zijn er gedenkstukjes gemaakt onder begeleiding van een kunstenaar en ook met kerst was er gelegenheid om mooie stukjes voor op het graf te maken. Twee dagdelen onder begeleiding.

Plaza Volontura, workshops
Vanuit de Vrijwilligerszaak kwam er een aanbod tot scholing. Meerdere vrijwilligers hebben een workshop gevolgd, op het gebied van o.a. PR en omgaan met conflicten.

2.2 PR
Het theehuis is inmiddels voldoende bekend in Groningen en in de rest van Nederland.
Er zijn daarom weinig extra PR-activiteiten georganiseerd.
Wel hebben we ingesteld dat er elke drie maanden, als de kunstexpositie gewisseld wordt., een persbericht uitgaat naar de regionale kranten. Enerzijds om de expositie aan te kondigen, anderzijds om het theehuis in de regio Groningen nog eens onder de aandacht te brengen.
De knutseltafel van Noemie Noest viel op Allerzielen samen met een nieuwe expositie. Zowel OOG-radio als OOG-tv hebben op die dag in het theehuis opnames gemaakt. Hun aandacht ging uit naar de knutseltafel en wat bezoekers daar van vonden. Koningin Beatrix hebben we uitgenodigd om op bezoek te komen, toen zij vanwege haar jubileum een dag in Groningen vertoefde. We kregen een hartelijke brief terug van haar particulier secretaris, waarin zij schreef dat het haar helaas niet uitkwam. De brief eindigde als volgt: ‘uw sympathieke gedachte is echter zeer gewaardeerd’

Nieuwsbrief
We hebben dit jaar besloten te stoppen met de Nieuwsbrief. Het maken ervan kost veel tijd en energie. Bovendien is het niet mogelijk om actueel te zijn, aangezien de Nieuwsbrief maar een keer per half jaar verscheen. De mededelingen komen in het vervolg in werkvloermededelingen te staan.

Ambassadeursnetwerk
Het ambassadeursnetwerk is dit jaar met een zevental leden van start gegaan. Ambassadeurs zijn mensen die als vrijwilliger bij het theehuis betrokken zijn geweest, maar er niet meer als zodanig actief zijn. Zij zijn op de hoogte van de gang van zaken in het theehuis en houden daarom in hun eigen werk- en woonomgeving hun ogen en oren open, om bezoekers en vrijwilligers over de drempel van het theehuis te helpen. Het bestuur houdt contact.

2.3 Bezoekers en activiteiten
In het jaar 2005 kwamen er 6324 bezoekers in het theehuis. Een aantal van hen schreef hun bevindingen op in het gastenboek. Kort samengevat blijken de bezoekers erg blij met het theehuis en de manier waarop de vrijwilligers aanwezig zijn en met de sfeer en inrichting en de lekkere koffie/thee.
Extra activiteiten worden zeer gewaardeerd; zoals het optreden van Editha Vennik op het tweejarig bestaan op 15 mei, en de knutseltafel van Noëmi Noest met Allerzielen en rondom kerst. Ook hadden de bezoekers waardering voor de leuke knutsels voor kinderen bij speciale gelegenheden.
Sommige bezoekers vonden het theehuis slecht te vinden op de begraafplaats, en anderen deden de suggestie dat in de koffiekamer van de aula een verwijzing naar het theehuis op zijn plaats zou zijn. Er werd verscheidene keren gereserveerd door groepen, waarbij het beleid is, dat het theehuis wel openbaar moet blijven, dus geen besloten bijeenkomsten. Als er voor ca. 20 mensen gereserveerd wordt is er nog ruimte voor de incidentele bezoekers. Reden voor reservering was bv. een asbusbijzetting, een nazit na een uitvaart, het bezichtigen van een net geplaatst grafmonument, een beeldenroute.
De reden van reservering is voor ons niet belangrijk, maar we verwachten wél dat men rekening houdt met andere bezoekers en de sfeer.

Winterochtenden
Winter op de begraafplaats is een stille tijd voor de vrijwilligers in het theehuis. Daarom was er in januari, februari en maart een aantrekkelijk winterprogramma voor hen georganiseerd. Buiten het theehuis zijn vier rondleidingen op de begraafplaats gehouden: een op de Islamitische en een op de Joodse begraafplaats, een vogelexcursie en een kunstrondleiding.
Binnen in het theehuis is een documentaire op video vertoond over het Tibetaanse dodenboek en een video over het Gasthuis in Groningen en een project in Frankrijk dat terminale patiënten een vakantie biedt.
Op het programma stond ook nog een schrijfochtend voor diegenen die zich wilden oefenen in het schrijven van bijvoorbeeld een levensverhaal en een leesochtend waarin een gelezen boek van de leestafel besproken is. We kijken terug op tien goed bezochte ochtenden

Leesclub
Als vervolg op de bespreking van het boek Intensive Care van Rosita Steenbeek, een van de winterochtend activiteiten, is door de vrijwilligers zelf een leesclub opgericht. Onder aanvoering van twee van hen wordt gemiddeld een keer in de twee maanden een boek besproken. De leesclub staat open voor alle vrijwilligers van het theehuis.

3 Overige activiteiten
Het toneelstuk In Memoriam dat in de open lucht op begraafplaatsen gespeeld wordt, hebben we geprobeerd naar Groningen te halen. Het toneelgezelschap was enthousiast maar geen enkele begraafplaats in Groningen was bereid er aan mee te werken.

4 Voornemens en wensen 2006
Er zijn een aantal zaken op verschillende terreinen die dit jaar de aandacht vragen.

Interieur / exterieur
Meer ruimte voor de boeken.
Meer licht in het theehuis, uitlichten kunst.
Een laptop met aansluiting blijft gewenst.
Het linkerterras (bij damestoilet) beter laten functioneren:
Een extra set voor het terras, wat bloemen en planten en een afscheiding zodat het toilet niet een onderdeel van het terras is. Aan de tuinlieden is gevraagd wat voorjaarsbollen rond de terrassen te zetten.
Buitenonderhoud gebouw en terras, duidelijkheid scheppen wiens taken dat zijn. Is het een gemeentetaak (onderhoud gebouw) of een taak voor de stichting? (exploitatie)

Vrijwilligers:
Het afstemmen van het aanbod van uren van vrijwilligers en de vraag naar bezetting van het theehuis onder wisselende omstandigheden naar tevredenheid van alle partijen laten verlopen.
Er zal gezocht worden naar een coördinerende vrijwilliger die op horeca- en roosterfront de vinger aan de pols houdt op een voor ieder acceptabele manier. Tevens is het doel om alle extra taken onder te brengen bij vrijwilligers, die geen bestuurstaak hebben.
Voor de vrijwilligers willen we een paar keer in het jaar op gezelligheid en verbinding gerichte activiteiten organiseren. Naast de vergaderingen waarin vooral het functioneren aan de orde komt. Ook zal er dit jaar weer aandacht zijn voor scholing op onderwerpen als bedrijfshulpverlening en veiligheid, horecavaardigheden en samenwerking.

Activiteiten:
Volgend jaar willen we enkele algemene rondleidingen op Selwerderhof organiseren die ook voor bezoekers en begraafplaatsmedewerkers toegankelijk zijn. We willen ook zoeken naar een efficiënte en bevredigende communicatiestructuur tussen vrijwilligers, vrijwilligers met extra taken en bestuur. Verder zijn we van plan de leesclub open te stellen voor niet-vrijwilligers.

Horeca:
De aanpassingen in de kaart en het functioneren van apparatuur blijven aandacht nodig hebben. Nieuwe vaatwasser en koffiemachine zijn dringend gewenst.
Ook het stroomlijnen van de inkopen en het beheer van de voorraden hopen we te optimaliseren.

PR
Het ambassadeursnetwerk uitbreiden.
Een ansichtkaart maken met een foto van het theehuis erop. die verstuurd kan worden aan belangstellenden.

jaarverslagen:2003 , 2004 , 2005 , 2006 , 2007, 2008, 2009-2010